Politique de confidentialité

Politique de confidentialité et protection des données des adhérents

L’association ESP Volley attache une grande importance à la protection de la vie privée de ses membres, bénévoles et participants. La présente politique a pour but de vous informer en toute transparence sur la manière dont nous collectons, stockons et protégeons vos données personnelles.

1. Qui gère vos données ? (Responsable du traitement)

Le responsable du traitement des données est l’association ESP Volley, régie par la loi du 1er juillet 1901, dont le siège social est situé Pl. de la Mairie, 78610 Le Perray-en-Yvelines.

• Contact email :espvolley78@gmail.com

2. Pourquoi collectons-nous vos données ? (Finalités et Base légale)

Nous collectons et traitons vos données personnelles uniquement pour des objectifs liés à la vie de l’association. Ces traitements reposent sur votre adhésion (exécution d’un contrat) et sur l’intérêt légitime de l’association à organiser ses activités :

• Gestion des adhésions et des cotisations (Base légale : Exécution de votre contrat d’adhésion).
• Inscription aux compétitions, cours et événements sportifs (Base légale : Intérêt légitime de l’association).
• Souscription des licences auprès de le FSGT Volley des Yvelines, de la FF Volley et des assurances obligatoires (Base légale : Obligation légale et exécution de l’adhésion).
• Communication interne (envoi des plannings d’entraînements, convocations aux matchs, assemblées générales) par email ou SMS (Base légale : Intérêt légitime).

3. Quelles données collectons-nous ?

Nous limitons la collecte aux informations strictement nécessaires à la pratique sportive et administrative :

• Identité : Nom, prénom, date de naissance (essentiel pour les catégories d’âge sportives), sexe.
• Photo : nécessaire pour la license
• Coordonnées : Adresse postale, adresse email, numéro de téléphone (parental pour les mineurs).
• Santé : Le certificat médical d’absence de contre-indication ou le questionnaire de santé pour le renouvellement de la licence (conservé de manière hautement sécurisée).

4. Stockage sécurisé et confidentialité (Base de données isolée)

Pour garantir la sécurité de vos informations, aucune donnée personnelle n’est accessible via le web

• Une base de données isolée : Toutes les fiches des adhérents sont transférées et sauvegardées dans une base de données sécurisée, totalement coupée du web public. Cela empêche toute tentative d’intrusion ou de fuite de données via notre site vitrine.
• Localisation : Notre base de données active est hébergée sur des serveurs sécurisés situés en France chez Hostinger. Par mesure de sécurité et pour garantir la continuité de nos services, les sauvegardes de ces données sont externalisées et stockées de manière hautement sécurisée sur des serveurs d’Hostinger situés au sein de l’Union Européenne (en Lituanie).
• Accès limité : Seuls les membres du bureau habilités (le/la secrétaire pour les inscriptions, le/la trésorier(e) pour les règlements, l’administrateur du site pour la gestion des données) disposent d’un accès sécurisé à ces données. Nous ne vendons, ne louons et ne partageons aucune donnée avec des partenaires commerciaux.

5. Combien de temps gardons-nous vos données ?

Vos données ne sont conservées que le temps nécessaire à la gestion de votre parcours au sein du club :

• Données des adhérents actifs : Conservées pendant toute la durée de votre adhésion.
• Anciens adhérents (historique) : Sauf demande de suppression de votre part, les données sont archivées pendant une durée maximale de 3 ans après votre dernière saison au club, afin de faciliter un éventuel réapprovisionnement de licence ou pour des statistiques internes de l’association.
• Pièces justificatives (Certificats médicaux) : Conservés uniquement pour la saison en cours ou la durée de validité légale.

6. Vos droits et comment les exercer

Conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, de limitation et de suppression de vos données personnelles.

Notre base de données étant isolée du site web, vous ne trouverez pas d’espace automatisé pour modifier vos informations en ligne. Les demandes se font manuellement :

• Par email : espvolley78@gmail.com

L’association s’engage à traiter votre demande (mise à jour, extraction ou suppression de votre fiche) dans un délai maximum de 30 jours. Pour les mineurs, la demande doit être formulée par le représentant légal.

Si vous estimez que l’association n’a pas respecté vos droits, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL (www.cnil.fr)..

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